В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского — 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).Что такое бухгалтерский архив смотрите на нашем сайте.
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ);
Основные правила работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения — утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее — Перечень);
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете — утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он «предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)» (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».