Ответственными за позиции плана закупок могут выступать: руководитель ИВЦ – закупка вычислительной техники, специалисты отдела маркетинга – приобретение рекламной и подарочной продукции, специалисты административно-хозяйственной службы – приобретение канцтоваров, мебели и т.д. Также роль ответственного за позиции плана закупок может выполнять ответственный за план закупок.
Использование специализированной системы для формирования плана закупок упрощает работу для ответственного за план закупок, так как она приспособлена под эту задачу, нет лишней информации и позволяет проводить составление и согласование плана максимально эффективно.
Сбор информации о потребностях и согласование плана закупок смотрите на нашем сайте.
Автоматизация процесса по сбору потребностей и занесению в систему может быть организована одним из способов:
1. Непосредственно в соответствующем справочнике;
2. На основании данных учетных систем;
3. На основании служебных записок;
4. На основании планов закупок подразделений (в таблицах Excel).
Рассмотрим варианты построения процесса планирования на примере использования технического решения «Управление закупками» системы DIRECTUM.
1.Формирование потребностей инициаторами в справочнике
Инициаторы потребностей создают записи справочника Потребности в сроки, определенные регламентами предприятия, согласовывают с непосредственными руководителями. Ответственные за позиции формируют на основании потребностей позиции плана закупок, проверяя корректность введенных данных, дополняя информацией, необходимой для формирования плана закупок согласно требований законодательства.